Kuinka arvioida kellovalmistajaa yksikköhinnan ulkopuolella

Kellotuottajan arviointiin kuuluu sen liiketoimintatunnuksen, tuotantovastuiden, näytteiden laadun, tarkastusmenettelyjen, viestintäkäytäntöjen, toimitusehtojen ja jälkimyyntijärjestelyjen tarkistaminen. Yksikköhinnat saavat merkityksen vasta silloin, kun tarjottujen eritelmien ja ostovastuiden vertailukelpoisuus on varmistettu.

Kellomerkkien ja tukkukauppiaiden kannalta hyödyllinen arviointi yhdistää jokaisen tärkeän väitteen asiaankuuluvaan todisteeseen. Tämän todisteen on ilmoitettava, mitä se kattaa, milloin se on tuotettu ja miten se liittyy ehdotettuun tilaukseen.

Tässä oppaassa kerrotaan, kuinka kyseinen arviointi tehdään olemassa olevien mallien, private label -kellojen ja mukautettujen kelloprojektien yhteydessä. Oppaassa on käytännöllinen tarkistuslista ja erotellaan tiedot, jotka tarvitaan kehityksen, tuotannon ja lähetyksen ennen.

1. Vertaa ensin tuotteen ja ostoksen laajuutta

Yksikköhinta kuvaa tarjousta vain silloin, kun perustavana oleva eritelma on selkeä.

Kellojen ulkonäkö voi olla samankaltainen, mutta niissä voi olla eroja liikkeessä, kotelon rakenteessa, lasissa, pinnankäsittelyssä, taulun toteutuksessa, hihassa, pakkauksessa ja tarkastuksen laajuudessa. Eroja määrän jakautumisessa tai sisällytetyissä palveluissa voi myös vaikuttaa tarjoukseen.

Ennen valmistajien vertailua on luotava yhteinen viite, joka kattaa seuraavat asiat:

• Mallinumero tai suunnittelun versio.
• Liikkeen viitenumero ja vaadittavat toiminnot.
• Kotelon materiaali, mitat ja pinnankäsittely.
• Lasi, taulu, viisarit ja hihansä tai rannekkeen määrittely.
• Brändäys ja muut muokkaukset.
• Kokonaismäärä ja jakautuminen eri vaihtoehdoille.
• Pakkausta.
• Näytteet, kehitys- tai työkalukustannukset, jos sovellettavissa.
• Tarkastuksen ja toimituksen laajuus.

Pyydä jokaiselta toimittajalta, että se tunnistaa poikkeamat kyseisestä viitteestä.

Jos yhdessä tarjouksessa on yksittäinen vähittäismyyntipakkaus ja toisessa vain suojapakkaus, merkitse ero kirjaan ennen hintojen vertailua. Sovella samaa lähestymistapaa näytteisiin, testaukseen, kuljetukseen ja muihin erikseen laskutettaviin kohteisiin.

Pidä vahvistetut kustannukset erillään epävarmoista tulevista kustannuksista. Luotettavan datan puuttuessa ennustetut vianmäärät tai viivästyskustannukset tulisi pitää tunnettujen epävarmuuksiena eikä keksitynä numeerisena arviona.

Tämän vertailun tarkoituksena on selvittää, mitä kukin hinta sisältää.

2. Varmista liiketoiminnan tunniste ja tilauksen vastuuhenkilö

Aloita tunnistamalla oikeudellinen yksikkö, joka hyväksyy tilauksen.

Pyydä sen rekisteröityä liiketoiminnan nimeä, rekisteritietoja, liiketoimintaosoitetta sekä yksikköä, joka vastaa laskutuksesta ja maksun vastaanottamisesta. Jos saatavilla, vertaa tietoja asianomaiseen viralliseen liiketoimintarekisteriin.

Tarkista yhteensovittelu tarjouksessa, laskussa, tilaussopimuksessa ja maksuohjeissa.

Eri nimet voivat viitata brändiin, konserniyhtiöön tai vientijärjestelyyn. Selvitä suhde ja kunkin osapuolen vastuu ennen liittyvän maksun suorittamista.

Ratkaistavia kysymyksiä ovat muun muassa:

• Kuka osapuoli vastaa tilauksen täyttämisestä?
• Kuka osapuoli laitaa laskun?
• Kenelle maksu maksetaan?
• Mitä selittää mahdollisen eron näiden nimien välillä?
• Kuka yhteystieto käsittelee ratkaisemattomia kaupallisia tai laatuun liittyviä kysymyksiä?

Yrityksen rekisteröintitiedot antavat todisteita kyseisestä osapuolesta. Valmistuskykyä, tuotteen laatua ja toimitussuorituskykyä on arvioitava erikseen.

Selvitä samoin, viittaako osoite myyntitoimistoon, kokoonpanotehtaaseen, komponenttitehtaaseen tai johonkin muuhun paikkaan. Oleellinen kysymys on, missä ehdotettu työ suoritetaan ja kuka sen valvoo.

3. Ymmärrä valmistusjärjestelyt

Toimittaja voi suorittaa joitakin toimintoja suoraan ja hankkia muita komponentteja tai palveluita erikoistuneilta yrityksiltä.

Määritä vastuut esitetyn kellojen suhteen: suunnittelu, komponenttien hankinta, kotelon ja viisarin valmistus, viimeistely, kokoonpano, tarkastus ja pakkaus, tarvittaessa.

Arvioi, miten näitä toimintoja koordinoidaan:

Alkupalveluntarjoajien käyttöä on arvioitava läpinäkyvyyden, valvonnan ja vastuun perusteella. Teollisuuslaitoksen omistaminen itsessään ei määritä, miten tiettyä tilausta hallitaan.

Tehtaan valokuvat, videot tai vierailut voivat auttaa selittämään toimintaa. Niiden todistusarvo riippuu paikan, toiminnan, päivämäärän ja ehdotetun työn suhteen tunnistamisesta.

Tuotantotiedot voivat tarjota lisäkontekstia. Poimittu spesifikaatio, näytteen hyväksyntä, tuotantoviite ja tarkastustietue samasta projektista voivat osoittaa, kuinka tietoja siirretään prosessin läpi. Luottamuksellinen asiakastieto voidaan pitää salassa.

4. Arvioi näytteet tunnetun spesifikaation perusteella

Näytteen tarkastelu tulisi aloittaa yksinkertaisella kysymyksellä: Mitä tämä näyte edustaa?

Olemassa oleva näyttösali-näyte, kehitysesiottelu ja hyväksytty esituotantonäyte täyttävät eri tarkoituksia.

Merkitse näytteen tunniste, määritelmän versio, siirrot, materiaalit, pinnankäsittely ja tunnetut erot ehdotetusta tilauksesta.

Esimerkiksi jos prototyypissä käytetään väliaikaista ranneketta tai erilaista kiekon pinnankäsittelyä, hyväksyntäasiakirjassa on ilmoitettava, mitkä ominaisuudet on hyväksytty ja mitkä vaativat lisäarviointia.

Mitä tarkastellaan

Kellon mallista riippuen näytteen tarkastus voi kattaa:

• Mitat ja käyttömukavuuden.
• Pinnankäsittelyn ja näkyvät viat.
• Kiekon painokset, merkit ja näkyvä suuntaus.
• Viisareiden toiminnan ja näytettävien toimintojen.
• Kruunun ja painikkeiden toiminnan.
• Rannekkeen tai rannekkeen istuvuuden.
• Kiinnikkeen tai kauluksen toiminta.
• Brändäyksen sijoittelu.
• Pakkaus sopivuus ja suojelu.

Sopimuksen mukaisesti suoritettavat menetelmät ja hyväksyntäkriteerit suorituskyvyn ominaisuuksille. Ainoastaan visuaalinen tarkastus ei riitä ajanmukaistamisen, vedenkestävyyden tai pitkäaikaisen kestävyyden arviointiin.

Säilytä näytteen hyväksyntä, eritelmän tarkistukset ja dokumentoidut poikkeukset yhdessä. Tämä muodostaa käyttökelpoisen viiteaineiston myöhempää tuotantoa ja tarkastusta varten.

5. Arvioi laadunvalvontatoimet ja niitä tukevat todisteet

Lauseet kuten "tiukka laadunvalvonta" vaativat toiminnallisen selityksen.

Kysy, mitä tarkastetaan, milloin tarkastukset suoritetaan, miten tulokset kirjataan ja mitä tapahtuu, jos vaatimusta ei täytetä.

Hyödyllinen tarkastussuunnitelma määrittelee:

• Arvioitavat ominaisuudet.
• Menetelmä ja siihen liittyvä laitteisto.
• Hyväksyntäkriteerit.
• Kattavatko tarkastukset kaikki yksiköt vai vain otoksen.
• Tuotettu asiakirja.
• Vastuu korjauksesta ja uudelleentarkastuksesta.
• Ehtoja tavaran vapauttamiseksi.

Johtamisjärjestelmän sertifiointi

Kun toimittaja väittää olevansa sertifioitu, tarkista organisaation nimi, kattamat paikat ja toiminnot, sertifikaatin viite, myöntänyt elin ja sen nykyinen tila.

ISO selittää, että ulkoiset sertifiointielimet suorittavat sertifiointia. Sen ohjeissa kuvaillaan varmentamista asianmukaisten sertifiointielinten ja akkreditoidun sertifiointiresurssien kautta. ISO-sertifiointiohjeet

ISO 9001 käsittelee laatuman hallintajärjestelmiä. Tuotespesifiset määrittelyt ja testitulokset on arvioitava erikseen johtamisjärjestelmän todistusten arviointia. ISO:n selitys ISO 9001:stä

Tuotteiden ja materiaalien raportit

Raportin, joka tukee tuotetodistusta, tarkistus:

Jos testattu kohde eroaa ehdotetusta kellosta, kysy, miten tuo ero vaikuttaa raportin soveltuvuuteen.

Myyntimarkkinoihin liittyvien vaatimusten osalta on selvitettävä, tukeeko asiakirja kyseistä tuotetta ja vaatimusta. Yhden komponentin kattava raportti ei automaattisesti katsota todisteeksi koko kellon osalta.

Näyte-tarkastus

Jos toimittaja kuvaa tarkastuksiaan ”AQL-tarkastuksiksi”, pyydä todellista otantasuunnitelmaa, virhekategorioita, otoskokoa, hyväksymis- ja hylkäyskriteerejä sekä tarkastusasiakirjoja.

Hyväksyntäotanta käyttää otosta päätöksen tekemiseen erän osalta. Sen pääasiallinen tarkoitus on erän hyväksyminen tai hylkääminen; sillä ei määritetä yksittäisen yksikön tilaa. NIST:n selitys hyväksyntäotannasta

Jos vaaditaan riippumatonta tarkastusta, sovitaan sen laajuudesta, ajankohdasta, pääsystä ja löydösten käsittelystä ennen tuotannon siirtymistä vapautusvaiheeseen.

6. Arvioi viestintää ja muutosten hallintaa

Viestinnän laatu näkyy, kun toimittaja käsittelee tiettyjä kysymyksiä, epävarmuuksia tai ristiriitaista tietoa.

Tarjous- ja näytteiden vaiheessa havaitse, noudattaako toimittaja seuraavia periaatteita:

• Vastaa esitettyyn kysymykseen.
• Tunnistaa tuntemattomia tietoja.
• Selittää teknisiä tai kaupallisesti rajoittavia tekijöitä.
• Sovittaa ristiriitaiset määrittelyt yhteen.
• Dokumentoi päätökset ja tarkistukset.
• Ilmoittaa muutoksista ennen niiden toteuttamista.

Esimerkiksi kysyessä tarjoukseen sisältyvän tarkkaa liikettä tulisi saada yksiselitteinen vastaus tai selvästi ilmaistu ratkaisematon vaihtoehto.

Kun tuotesivu, tarjous ja näytteen kuvaus ovat ristiriidassa keskenään, ristiriita on ratkaistava yhdellä sovitulla eritelmällä.

Muutoksia ja erityiskehitystä varten on sovittava, miten muutokset ehdotetaan ja hyväksytään. Merkityksellisiä muutoksia voivat olla liikkeet, materiaalit, komponentit, pinnankäsittelyt, graafinen suunnittelu, pakkaus ja aikataulutus.

Muutosehdotuksen on selitettävä, mitä muuttuu, sekä mahdolliset vaikutukset hintaan, aikatauluun, ulkoasuun, toimintoon tai testaukseen.

Nykyinen hyväksytty versio on oltava molemmille osapuolille helpposti tunnistettavissa.

7. Tarkasta toimitusehdot, maksuvaiheet ja korjaustoimet

Toimitusaika

Toimitusaika edellyttää aloitus- ja päätepistettä.

Selvennetään, alkaako ajanjakso maksun jälkeen, eritelmän hyväksynnän jälkeen, näytteen hyväksynnän jälkeen, komponenttien vahvistuksen jälkeen tai jonkin muun tapahtuman jälkeen. Selvennetään myös, päättyykö se tuotannon valmiuteen, lähetystä tai saapumiseen.

Ehdotetun aikataulun yhteydessä on tunnistettava riippuvuudet, kuten komponenttien saatavuus, ostajan hyväksynnät, tarkastukset ja korjaustyöt.

Yleinen tuotantokapasiteettitiedote ei varaa tuotantoslotia tiettyyn tilaukseen.

Maksuerät

Arvioi jokaista maksuerää vastaan työ tai sitoumus, jonka se valtuuttaa.

Mukautetun näytteen valmistaminen voi vaatia maksua ennen sen olemassaoloa. Tässä vaiheessa arvioidaan määriteltyjä kehityspanoksia ja niiden ehtoja. Näytteen hyväksyminen tulee merkitykselliseksi myöhemmin, ennen sovittua tuotantovelkaantumista.

Ongelmat ja jälkimyyntituki

Sopii, miten puutteet, viat, eritelmien vastaamattomuus ja muut sovitut vaatimukset käsitellään.

Kirjallisissa ehdoissa tulisi käsitellä ilmoitusmenettelyä, sovellettavia aikarajoja, vaadittavaa todistusaineistoa, arviointiprosessia, saatavilla olevia korvaustoimenpiteitä sekä sovittujen korjaus-, vaihto-, palautus- ja kuljetuskustannusten jakoa.

Jatkuvia kokoelmia varten keskustellaan varaosista ja toistotoimeksistoista. Selvennetään saatavuus, määrät ja se, miten komponenttimuutokset ilmoitetaan.

Alkuperäisille suunnittelutöille sovitaan työkalujen, piirrustusten ja muiden kehitystoimitusten omistusoikeudesta ja sallitusta käytöstä, mikäli kyseessä on asianmukainen tilanne.

8. Valmistajan arviointitarkistuslista

Käytä erillistä kopioita jokaiselle toimittajalle ja jokaiselle projektille. Merkitse todisteiden viite ja tarkastuspäivämäärä, ja määritä tila, joka vastaa seuraavaa sitoumusta.

Ehdotetut tilat:

• Vahvistettu tässä vaiheessa: oleellinen tieto on tarkastettu.
• Selvennystä vaaditaan: tietoja on olemassa, mutta niitä vaaditaan selitystä.
• Ratkaisematon: tärkeä vaatimus jää täyttämättä.
• Ei sovellettavissa: kohde ei koske kyseistä tilannetta, ja syy on merkitty.

Tarkistusluettelo on todistusmerkintä, ei validoitu toimittajapiste.

Ennen seuraavaa sitoumusta on ratkaistava ratkaisemattomat asiat, jotka vaikuttavat maksunsaajan, tuotemäärittelyn, olennaisiin suoritusvaatimuksiin tai sovittuihin vastuualueisiin. Suotuisa vaikutelma muilla alueilla ei korjaa näitä tiettyjä puutteita.

Usein kysytyt kysymykset

Onko ostaminen suoraan tehtaasta aina parempaa?

Valmistusjärjestelyn arviointi tulisi perustua sen todellisiin vastuualueisiin ja valvontatoimiin. Selvitä, kuka suorittaa työn, hallinnoi määrittelyjä, tarkistaa laadun ja ottaa vastuun tilauksesta.

Koetilaus osoittaa aina, että tuotantoseria on yhtenäinen?

Näyte tukee kyseisen tuotteen arviointia. Erän yhtenäisyys riippuu myös komponenttien valvonnasta, hyväksytyistä määrittelyistä, tuotantomenettelyistä ja tarkastuksesta.

Kuinka luottamuksellisia tuotantotietueita tulisi käsitellä?

Asiaankuuluvat tiedot voidaan pyyhkiä tai esittää ilman toisen asiakkaan luottamuksellisen tiedon paljastamista. Tarkoituksena on ymmärtää, miten määrittelyt, hyväksynnät, tuotanto ja tarkastukset liittyvät toisiinsa.

Voiko sama tarkistuslista käyttää sekä private label - että täysin mukautettuihin kelloihin?

Kyllä, mutta eri painotuksin. Olemassa olevan mallin projekti saattaa vaatia vähemmän kehitystietueita. Täysin mukautettu projekti vaatii tarkempaa huomiota insinööritöiden laajuuteen, prototyyppien valmistukseen, versioiden päivityksiin, työkalujen valintaan ja hyväksyntävaiheisiin.

Pitäisikö alhaisinta tarjousta hylätä?

Hinta yksinään ei määritä luotettavuutta tai epäluotettavuutta. Vertaa vastaavia määrittelyjä ja vastuita, tunnista hintaerojen syyt ja arvioi tukevia todisteita.

Mitä tekee arvioinnista hyödyllisen?

Hyödyllinen arviointi tuottaa selkeän tallenteen siitä, mitä on vahvistettu, mitä edelleen jäisi epäselväksi ja mitä on ratkaistava ennen seuraavaa päätöstä. Se yhdistää toimittajan ehdottamat kyvykkyydet tarkasteltavaan kello- ja ostovaiheeseen.